中交集團(tuán)港珠澳大橋島隧工程檔案管理綜述

　　10月23日，被譽(yù)為中華民族的圓夢(mèng)橋、同心橋、自信橋、復(fù)興橋的港珠澳大橋正式開(kāi)通，它東連香港、西接珠海、澳門(mén)，主體工程是集“橋、島、隧”為一體的超大型綜合集群跨海通道，其中島隧工程是大橋的控制性工程，由沉管隧道、東西人工島三大部分組成。港珠澳大橋島隧工程（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“島隧工程”）由中國(guó)交通建設(shè)集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中交集團(tuán)”）承建，于2010年12月21日正式開(kāi)工，2018年2月6日通過(guò)交工驗(yàn)收。島隧工程中沉管隧道是目前世界上綜合難度最大的沉管隧道之一。

　　迎接挑戰(zhàn) 檔案管理滲透每個(gè)環(huán)節(jié)

　　島隧工程是香港、澳門(mén)和珠海50余公里連接線(xiàn)的一部分，是港珠澳大橋的核心工程，也是施工技術(shù)難度最大的工程，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施是對(duì)中交集團(tuán)建設(shè)者的考驗(yàn)，做好這個(gè)舉世矚目工程項(xiàng)目文件歸檔工作也是對(duì)中交集團(tuán)檔案管理者的挑戰(zhàn)。

　　島隧工程共包括11個(gè)單位工程，工序多、體量大、工期長(zhǎng)，項(xiàng)目涉及水工、公路、建筑和其他多類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)工程，項(xiàng)目的檔案編制工作具有諸多特點(diǎn)。該工程為合同額達(dá)131億的超大型項(xiàng)目，內(nèi)業(yè)資料數(shù)量龐大，參與文件材料生成、收集、整理和歸檔的單位和人員數(shù)量也較多；該工程項(xiàng)目工期為7年，檔案形成周期長(zhǎng)，工程實(shí)體資料需要隨著分項(xiàng)工程的完成同步進(jìn)行立卷和歸檔；港珠澳大橋標(biāo)段多，島隧工程11個(gè)單位工程涉及專(zhuān)業(yè)也非常廣泛，并且檔案管理系統(tǒng)性強(qiáng)，標(biāo)準(zhǔn)化要求高，島隧工程檔案需與其他標(biāo)段檔案相統(tǒng)一，同時(shí)島隧工程由6個(gè)工區(qū)承建，內(nèi)部的各工區(qū)檔案也要統(tǒng)一；港珠澳大橋工程定位為世界級(jí)管理水平的項(xiàng)目，工程影響力大，社會(huì)關(guān)注度高，這決定了檔案管理同樣需要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，為確保資料的真實(shí)性、完整性，檔案管理實(shí)行“同步生成、同步收集、同步整理”的“三同步”時(shí)效目標(biāo)和優(yōu)質(zhì)檔案的質(zhì)量目標(biāo)。

　　為適應(yīng)港珠澳大橋建設(shè)管理的要求，確保檔案的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性，針對(duì)島隧工程工序多、體量大、工期長(zhǎng)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及要求高、項(xiàng)目涉及面廣等特點(diǎn)，中交集團(tuán)辦公廳主動(dòng)和交通運(yùn)輸部檔案館溝通，明確歸檔要求，檔案人員到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，與文件管理員建立聯(lián)系，隨時(shí)指導(dǎo)。中交集團(tuán)港珠澳大橋島隧工程總經(jīng)理部（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“總經(jīng)理部”）也在開(kāi)工伊始即成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，總工程師任組長(zhǎng)，成立檔案室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，各部門(mén)設(shè)置兼職檔案管理員，明確崗位職責(zé)，建立了“總部全面統(tǒng)籌、工區(qū)為各自檔案工作責(zé)任主體”的檔案管理體系；與各工區(qū)簽訂責(zé)任狀的同時(shí)，規(guī)定項(xiàng)目檔案工作與工程計(jì)量支付掛鉤?？偨?jīng)理部下屬6個(gè)工區(qū)均按要求建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目部檔案室，項(xiàng)目經(jīng)理任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，明確崗位職責(zé)，配備專(zhuān)職檔案人員，人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力均滿(mǎn)足收集、歸檔、整理、立卷等工作需要。

　　總經(jīng)理部根據(jù)交通部、中交集團(tuán)等檔案管理要求對(duì)項(xiàng)目文件歸檔的范圍、時(shí)間、質(zhì)量等作出明確規(guī)定，并結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際制定了《工程竣工檔案編制管理辦法》等，以《管理制度匯編》的形式正式印發(fā)執(zhí)行。為保證歸檔文件的完整、準(zhǔn)確，總經(jīng)理部依托OA辦公平臺(tái)建立了島隧工程資料管理系統(tǒng)，以檔案中心為核心進(jìn)行流程審批把控。自2011年6月1日開(kāi)始，項(xiàng)目工程資料報(bào)審以及工程資料往來(lái)全部通過(guò)項(xiàng)目OA辦公系統(tǒng)，總經(jīng)理部中心檔案室對(duì)工程資料報(bào)審、流轉(zhuǎn)過(guò)程嚴(yán)格把關(guān)并及時(shí)跟蹤，做到了工程資料報(bào)審、傳遞規(guī)范有序，內(nèi)容真實(shí)完整。

　　總經(jīng)理部通過(guò)登錄廣東省交通工程質(zhì)量安全管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)對(duì)檔案的形成、錄入、組卷過(guò)程進(jìn)行檢查指導(dǎo)，以動(dòng)態(tài)掌握預(yù)立卷情況，有效保證了文件歸檔工作與工程建設(shè)同步開(kāi)展，有力支撐了工程建設(shè)、質(zhì)量評(píng)定、交竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)推廣等工作。在交工驗(yàn)收階段，總經(jīng)理部將交工驗(yàn)收列為和現(xiàn)場(chǎng)施工同等重要的工作來(lái)部署和落實(shí)，將交工驗(yàn)收檔案工作分為工程檔案、聲像檔案、施工總結(jié)、竣工圖四類(lèi)同步推進(jìn)，組織召開(kāi)專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議，成立工作小組，確定目標(biāo)和方向，細(xì)化工作計(jì)劃，實(shí)行周例會(huì)制度，進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督檢查和考核，確保高質(zhì)量、高效率地完成交工驗(yàn)收檔案工作。

　　為提升歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量，總經(jīng)理部要求各工區(qū)將專(zhuān)職檔案人員配置到位，不得隨意更換。同時(shí)，加大培訓(xùn)指導(dǎo)力度，辦公廳積極邀請(qǐng)交通運(yùn)輸部檔案館專(zhuān)家到項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)對(duì)竣工文件材料歸檔編制工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)；總經(jīng)理部也多次邀請(qǐng)廣東省交通運(yùn)輸信息管理中心、港珠澳大橋管理局檔案中心等上級(jí)單位對(duì)島隧項(xiàng)目的預(yù)立卷工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，在檢查指導(dǎo)的同時(shí)開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，再對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)總結(jié)、整改，有效地控制了立卷進(jìn)度和案卷質(zhì)量，促進(jìn)了檔案預(yù)立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

　　同時(shí)，中交集團(tuán)將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人績(jī)效考核，有效加強(qiáng)了中交集團(tuán)直管項(xiàng)目文件歸檔工作管理。辦公廳制定了《中交集團(tuán)直管項(xiàng)目文件歸檔工作考核辦法》，每年對(duì)島隧工程等直管項(xiàng)目文件歸檔工作進(jìn)行考核，印發(fā)考核通報(bào)，下發(fā)整改意見(jiàn)。2012年，為進(jìn)一步加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，辦公廳將項(xiàng)目文件歸檔工作列入《中交集團(tuán)直管項(xiàng)目總經(jīng)理部負(fù)責(zé)人業(yè)績(jī)考核辦法》，每年對(duì)島隧工程項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行綜合評(píng)定，并將評(píng)定結(jié)果報(bào)業(yè)績(jī)考核部門(mén)作為直管項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人業(yè)績(jī)考核的定性指標(biāo)，促進(jìn)了項(xiàng)目部文件歸檔工作的有序開(kāi)展。

　　創(chuàng)新理念 創(chuàng)造檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)

　　島隧工程施工過(guò)程中運(yùn)用了很多新思維、新理念、新做法，產(chǎn)生了眾多新工藝、新技術(shù)，使用了很多新裝備，創(chuàng)造了行業(yè)典范。為了做好這部分檔案的收集整理工作，總經(jīng)理部在項(xiàng)目主體工程施工完成后，按照公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公廳檔案工作要求擬定計(jì)劃，要求各工區(qū)全面收集整理島隧工程前期投標(biāo)、設(shè)計(jì)、科研、施工、管理等文字和影像資料。在收集的基礎(chǔ)上，總經(jīng)理部還要求對(duì)7年來(lái)中交集團(tuán)直管超大型項(xiàng)目管理創(chuàng)新的做法和成果進(jìn)行總結(jié)提煉，挖掘島隧故事，塑造典型人物，整編文化案例，將這些編研成果也作為項(xiàng)目文件歸檔，使工程檔案成為向外界展示我國(guó)交通工程建設(shè)成就的又一個(gè)重要窗口。

　　港珠澳大橋島隧工程檔案形成了一系列成功的管理經(jīng)驗(yàn)，集中表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)重視、及時(shí)和業(yè)主溝通、將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人績(jī)效考核、文件歸檔工作與工程建設(shè)“四同步”、充分利用信息化手段5個(gè)方面。

　　在領(lǐng)導(dǎo)重視方面，項(xiàng)目部總經(jīng)理親自抓文件歸檔工作，對(duì)文件管理提出系列要求，從各方面提供保障。

　　在及時(shí)和業(yè)主溝通、明確業(yè)主對(duì)項(xiàng)目文件歸檔要求、指導(dǎo)項(xiàng)目文件歸檔工作方面，集團(tuán)辦公廳積極主動(dòng)與交通運(yùn)輸部、港珠澳大橋管理局等單位的檔案部門(mén)溝通，明確歸檔要求，適時(shí)邀請(qǐng)檔案專(zhuān)家到項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)對(duì)竣工文件材料歸檔編制工作進(jìn)行檢查、培訓(xùn)、指導(dǎo)，確保歸檔項(xiàng)目文件符合各項(xiàng)要求。

　　在將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人績(jī)效考核方面，文件歸檔工作做到“三納入”，即納入項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入項(xiàng)目規(guī)章制度，納入項(xiàng)目人員崗位和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。將項(xiàng)目文件歸檔工作列入《中交集團(tuán)直管項(xiàng)目總經(jīng)理部負(fù)責(zé)人業(yè)績(jī)考核辦法》，每年將項(xiàng)目文件歸檔工作的考核結(jié)果作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人績(jī)效考核依據(jù)之一，對(duì)提高項(xiàng)目檔案管理水平起到了積極促進(jìn)作用。

　　在文件歸檔工作與工程建設(shè)“四同步”方面，下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)的同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度的同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況，驗(yàn)收項(xiàng)目的同時(shí)驗(yàn)收項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)的同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。

　　在充分利用信息化手段、檔案人員集中把控資料收集方面，建立分類(lèi)較為齊全的專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目資料收集庫(kù)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料收集；對(duì)有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全控制方面需要報(bào)審的文件，由檔案中心人員把控內(nèi)部審批流程后報(bào)出，確保了竣工資料的及時(shí)收集歸檔。

　　原載于《中國(guó)檔案報(bào)》2018年11月19日 總第3299期 第一版