30年采購老兵點評采購數字化 “讓采購真正意義上成為公司的價值創造中心”

　　“大型集團企業的數字化采購是一項復雜的系統工程，從最初級的的渠道數字化，到流程管控數字化，再到供應商管理數字化……58集團用了近10年時間來不斷優化采購管理方式。”作為原58集團的采購基建副總裁，Sophia分享了她對于采購數字化的理解。

　　Sophia是一位不折不扣的采購老兵，其職業生涯超過30年，其中有27年的工作時間做著和企業采購有關的工作。早在1995年，她在一家外企負責市場營銷的工作，當時公司并沒有完備的職能部門，其所在的部門有大量的營銷物資采購需求，包括隨身聽、山地車等禮品，這部分都是Sophia在負責。隨后她又轉戰百度和58集團，負責行政采購和集團采購的管理。特別是在58集團期間，她作為集團行政和采購的“一把手”，用了近10年時間一手主導并推動了58集團的采購數字化轉型。

　　Sophia表示，“采購數字化的概念差不多是從2012年出現的，彼時正好也是消費電商興起的時間點。58集團作為一家互聯網企業，天生就有著數字化的基因，我們也是行業里最早開始嘗試采購數字化的企業之一。當然在采購數字化早期，大家都處在‘摸著石頭過河’的狀態。58集團的采購數字化也經歷了‘由淺入深’的一個過程。”

　　第一步：通過渠道數字化擴大選品范圍、提高價格透明度

　　58集團最先實現的是采購渠道數字化。在電商模式出現以前，傳統采購主要依賴線下渠道，2000年的時候，采購人員需要前往不同的商場店鋪進行詢價，確認供應商后再下單，交付完成后開具發票進行付款。“當時，對于商品的選擇余地是很小的，要取決于商場是否有貨，有什么顏色。后期，有了供應商會給提供稍微多一些的選擇，但這樣的采購方式不僅會耗費采購人巨大的精力，而且商品選擇范圍有限、價格透明度也很難保障。”Sophia說道。

　　于是58集團早在2017年就開始和京東合作，通過跨平臺技術將京東VOP接入到內部采購平臺中。“以京東為代表的合作伙伴們一大特點就是品類豐富，如果說線下是貨比3家，線上就是貨比千家，不僅極大擴充了商品選擇范圍，更重要的是價格更透明了。”

　　第二步：通過流程數字化減少采購失誤率、提升工作效率

　　如何選品、如何下單僅僅是采購工作的一小部分，特別是在58這樣的大型集團，采購還涉及大量的財務管理、業務溝通工作，如何讓數字化在這些環節發揮價值，也是Sophia思考的命題。

　　Sophia首先用兩個故事展示流程在采購管理中的重要性。“日常采購中，大量的采購需求是由業務部門發起并付款的。但過去很多業務人員缺乏預算意識，這就導致業務部門在沒有足夠預算的情況下發起了采購流程，結果到簽合同、付款時被財務告知預算不足。”另一個案例則是關于溝通效率。有時候業務部門會在線上采購平臺提前查好需要采購的目標商品，然后將截圖發給采購部，再由采購人員去重新檢索、下單。由于58集團業務部門眾多，有時候會出現一天發送幾百個截圖的情況，這樣重復檢索、再下單的過程會浪費大量的人力。

　　為了從根源上解決這樣的流程問題，58集團利用VOP智能采購系統，通過云計算、大數據、電商平臺技術、財務管理技術將事前預算編制、計劃備案，事中線上采購，事后履約驗收、以及資產入庫等環節進行全流程數據打通，實現采購全流程數字化。Sophia表示，“現在我們的業務人員在系統上發起采購需求時，不僅能夠直接看到對應項目的剩余預算，還能夠在選好商品后直接發起審批流程交由采購審批，付款時預算不足、重復檢索下單這樣的情況也徹底成為了‘過去式’，大幅提升了采購工作的效率。”

　　第三步：通過供應商管理數字化讓供需匹配更精準

　　58集團采購數字化的第三步，則是對于供應商管理。Sophia介紹，在行政采購之外，58集團還有大量的專業類商品采購，比如IDC機房服務器、外呼服務、短信群發等。這些專業商品采購仍需要通過傳統的招投標采購。在這一過程中，就涉及大量的供應商詢價、溝通工作。過去，同這些供應商的溝通方式也十分“原始”，大量依賴電話微信的一對一交流，效率很低。

　　2022年，在Sophia的主導下，58集團采購部聯合技術部發起了SRM（供應商管理系統）建設計劃，通過搭建數字化系統來對在庫供應商進行統一管理。現在58集團發起采購需求后，SRM系統就會篩選合適在庫供應商自動發送消息。在日常管理中，供應商也可以隨時上傳更新入庫資料，而系統也會基于供應商的歷史表現進行多維度打分，為供應商管理和評級提供數據支持。Sophia表示，SRM系統上線后，采購部和供應商的互動效率以及在庫供應商的質量都得到了顯著提升。

　　經歷了近10年的采購數字化操盤后，Sophia對于數字化的價值有著自己的理解。她認為，對于大型集團而言，采購數字化最核心價值就是兩點，一是降低失誤率，二是提高供需匹配度。“以58集團為例，我們每年的采購預算高達10多億元，訂單量數以萬計，如果沒有好的數字化工具，沒有好的線上流程，是非常容易出現失誤的。其次，采購追求的應該是用最合適的供應商來滿足業務需求，而通過數字系統，我們能夠利用算法從成本、庫存、時效、服務、賬期等多維度進行篩選，決策效率也遠高于過往的‘經驗主義’。”

　　此外，在過去兩年中，受不確定外部環境影響，58集團對于成本管控的要求也越來越高。Sophia坦言，提升采購人效、降低采購成本也成為她的一項KPI。而借助數字化采購，Sophia也很好地達成了這一目標。據了解，2022年58集團在采購降本方面定下的節省目標是6%，而在Sophia及整個采購部門的努力下，58集團2022年實現了8%的降本，人效方面更是提升了20%。

　　Sophia如此評價數字化采購，“數字化讓采購工作真正意義上成為公司運營體系中的價值創造中心，它創造的不僅是誠信正直的價值，同時通過更高效的管理體系實現降本增效。在此基礎上，企業還能夠通過對未來物資價格、供應趨勢變動的智能預測，制定更合理的運營計劃，讓供應鏈具有更強的韌性。”