從初創(chuàng)到發(fā)展再到穩(wěn)定 馬蜂窩11年資深采購人分享采購管理工作如何隨企業(yè)成長而變化

　　采購是企業(yè)日常經(jīng)營必備、同時也是最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一。但從創(chuàng)業(yè)初期、到快速發(fā)展、再到成熟穩(wěn)定，處于生命周期不同階段的企業(yè)對于采購也有著不同的“做法”。

　　田雅明是馬蜂窩的行政采購負(fù)責(zé)人，從2011年馬蜂窩初創(chuàng)早期就加入公司負(fù)責(zé)行政和采購工作。十年來，伴隨著公司的成長她對于“發(fā)展中的企業(yè)如何做采購”也有著自己獨到的理解。“過去十年，馬蜂窩也經(jīng)歷了快速的發(fā)展。一路走來，采購工作的管理方式也發(fā)生了顯著的改變，從創(chuàng)業(yè)初期單純的保障辦公運營基礎(chǔ)需求，到跟上業(yè)務(wù)快速發(fā)展腳步追求成本效率，再到公司規(guī)模穩(wěn)定后強調(diào)規(guī)范性，公司采購工作也越來越成熟。”

　　初創(chuàng)階段：采購規(guī)模不大以單一供應(yīng)商采購為主

　　2011年，馬蜂窩正處在創(chuàng)業(yè)初期，團隊規(guī)模只有30人。初到公司的田雅明也將采購工作定義為“后勤保障部門”，最核心的任務(wù)就是保障公司的基本需求，例如低值易耗品、電子設(shè)備、服務(wù)器……采購規(guī)模并不算大。

　　據(jù)田雅明回憶，2011年前后，企業(yè)的采購方式比較單一，只能通過去中關(guān)村“逛店鋪”進行咨詢采購?！霸诮?jīng)過幾次的線下采購后，我們會同合作較多的線下商店老板建立起長期聯(lián)系，有采購需求后會通過郵件聯(lián)系他們，由他們直接安排送貨上門和后續(xù)服務(wù)，付款則采取月末統(tǒng)一結(jié)算的形式，跟需求郵件進行一一比對?！碧镅琶鞅硎?#xff0c;“相對而言，那個階段的采購工作整體處于比較被動的狀態(tài)，基本都是單一供應(yīng)商供貨、單一來源報價?！?br />
　　發(fā)展階段：跟上業(yè)務(wù)成長速度重點提升采購效率

　　隨后的幾年，馬蜂窩進入了全新的發(fā)展階段。經(jīng)過了幾輪融資，馬蜂窩的業(yè)務(wù)步入了高速成長期。據(jù)田雅明回憶，那個階段，公司的組織結(jié)構(gòu)、人員規(guī)模都在快速擴大，2015年底已有近500人。在單純的體量增長之外，采購涉及的場景也越來越豐富，從辦公室的裝修，到公司固定資產(chǎn)，再到外包的物業(yè)服務(wù)等等……整個采購的工作量快速上升。

　　“當(dāng)時，我對采購的定調(diào)是全力提升效率，跟上業(yè)務(wù)的前進步伐，做到不掉鏈子?！碧镅琶鞅硎尽偤?015年前后也是電子商務(wù)快速普及的時間點，數(shù)字化采購的高效管理模式很快吸引了田雅明的注意力，并逐漸成為了馬蜂窩重要的采購方式。“剛接觸數(shù)字化采購時，我們體會最深的就是尋源速度和開票速度。以前通過線下去實體商場，一天最多只能聯(lián)系10個店鋪，而且開票流程還特別慢，有時候甚至需要1-2周的時間。而通過在京東企業(yè)業(yè)務(wù)這樣的數(shù)字化平臺進行采購，我們可以在短短幾分鐘內(nèi)快速匹配數(shù)以千計的目標(biāo)商品，實現(xiàn)全國范圍的商品尋源，同時線上發(fā)票也可以做到‘秒開’，多個環(huán)節(jié)下來采購效率會得到大幅提升?！?br />
　　穩(wěn)定階段：提高規(guī)范性，主動為公司控制成本

　　2020年初，馬蜂窩開始調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略。尤其是受疫情影響，整個旅游行業(yè)面臨著較大沖擊，馬蜂窩也由“擴張”向“求穩(wěn)”轉(zhuǎn)變?！八栽谶@個時期，采購的重點任務(wù)變成了提高規(guī)范性，去落地采購流程上的制式化規(guī)定?！碧镅琶鞅硎?#xff0c;“我們主要是從流程優(yōu)化和價格透明度兩方面入手，所依靠的手段還是數(shù)字化采購。”

　　田雅明也分享了幾個故事。

　　過去馬蜂窩的采購流程，是先由采購人員提前跟公司申請備用金放入自己的賬戶進行付款，采購?fù)瓿珊笤偈占盟械陌l(fā)票憑證進行報銷、抵沖之前的備用金借款。這套流程不僅執(zhí)行起來較為繁瑣，而且由于采購量大，各種票據(jù)也容易丟失，為財務(wù)部門與采購人員增添了許多問題。為了改善這一流程，馬蜂窩開始同京東企業(yè)業(yè)務(wù)合作。依托京東企業(yè)購平臺，馬蜂窩不僅實現(xiàn)了公司間的公對公結(jié)算付款，讓復(fù)雜的“備用金”模式徹底成為過去。同時采購單價、數(shù)量、報銷憑證等也可以生成詳細(xì)的電子單據(jù)同步財務(wù)人員，采購信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性都大大提高?！?br />
　　另外，在數(shù)字化采購平臺上，采購人員也可以更加方便地進行比價，從而選擇更合適的供應(yīng)商，對采購成本的把控也相應(yīng)大幅提高。田雅明表示，“過去兩年多的時間里，受內(nèi)外部環(huán)境因素的影響，降本增效成為每個企業(yè)的必答題，企業(yè)也需要更為精細(xì)化的運營。在數(shù)字化采購的助力下，馬蜂窩整個2021年期間，實現(xiàn)了采購降本35%的成效。采購也從最早的被動響應(yīng)業(yè)務(wù)需求的部門，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€主動幫公司增效的部門。”

　　談及對未來采購工作的規(guī)劃時，田雅明表示希望能夠?qū)?shù)字化更深度地應(yīng)用到采購工作中，一方面更好地利用系統(tǒng)工具對采購數(shù)據(jù)進行更細(xì)致的匯總與整理，為后續(xù)的采購提供科學(xué)合理的決策依據(jù)；另一方面通過數(shù)字化的供應(yīng)商管理引入更多資源并制定供應(yīng)商管理的標(biāo)準(zhǔn)與流程，提高供應(yīng)商管理水平。