企業(yè)降本增效如何做？采購策略、流程管理皆需綜合考慮

　　“降本增效是企業(yè)采購貫穿始終的終極目標(biāo)。但在具體執(zhí)行上，絕不是僅僅找低價(jià)供應(yīng)商、砍價(jià)這么簡單。”作為一名采購老兵，同程旅行采購負(fù)責(zé)人王凱對于降本增效有著自己的理解。在他看來，采購降本需要從采購策略、流程管理等方方面面綜合考慮，“既要抓全局、也要扣細(xì)節(jié)”，這樣才能事半功倍。

　　動態(tài)優(yōu)化采購策略，創(chuàng)造更多降本空間實(shí)現(xiàn)采購降本有效落地

　　作為同程旅行的采購負(fù)責(zé)人，王凱每天都會接到業(yè)務(wù)側(cè)大量的采購需求。在接到需求的這一刻，王凱的降本工作就已經(jīng)開始。王凱表示，“采購降本最核心的一點(diǎn)，就是如何制定更合理的采購策略。在接到每一個需求時(shí)，采購人都應(yīng)該先問自己幾個問題：在確保業(yè)務(wù)需求的前提下還有沒有更合適的替代方案？未來一段時(shí)間內(nèi)，商品的價(jià)格會不會出現(xiàn)較大波動？只有在每一個事項(xiàng)上都深入思考，才能從源頭上降低采購的直接成本。

　　對此，他分享了一個關(guān)于采購服務(wù)器的案例。作為一家互聯(lián)網(wǎng)公司，服務(wù)器是同程旅行重要的運(yùn)營設(shè)備，同時(shí)也是金額較大的采購項(xiàng)目。為了保障性能，服務(wù)器每過幾年都要進(jìn)行更換。“過去我們的服務(wù)器更換，主要采用整機(jī)采購的方式，用新機(jī)器替換舊機(jī)器。由于服務(wù)器數(shù)量眾多，而且單價(jià)較高，每年的服務(wù)器更換都會占用大量的資金。”

　　過去三年外部環(huán)境的不確定，對旅游業(yè)帶來了較大沖擊，同程旅行也面臨著更大的成本壓力，公司內(nèi)部對采購降本也提出了更高的要求。于是王凱帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)對服務(wù)器的更新頻率和方式進(jìn)行了調(diào)整。經(jīng)過專業(yè)評估，同程旅行采用了“以修代換“的方式，一方面會對超過正常折舊期的服務(wù)器更換重要零配件；另一方面統(tǒng)一采購延保服務(wù)，在出現(xiàn)問題后能夠第一時(shí)間進(jìn)行維護(hù)。王凱表示，“通過延長服務(wù)器的使用壽命，我們有效減少了更換頻率，變相實(shí)現(xiàn)了降本。”

　　在服務(wù)器之外的常規(guī)品類，同程旅行的采購部門一直踐行從采購時(shí)機(jī)和后端使用兩大模塊進(jìn)行策略優(yōu)化。據(jù)王凱介紹，在采購時(shí)機(jī)方面，同程旅行的采購部門會通過市場調(diào)研預(yù)判未來的商品價(jià)格走勢，如果后續(xù)會漲價(jià)就安排提前備貨、提前采買，反之則會延后采購時(shí)機(jī)。后端使用方面，以物資調(diào)配為例，基于同程旅行自建的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)對全國各分公司物資進(jìn)行統(tǒng)一管理、調(diào)配，比如分公司A有采購需求、分公司B有設(shè)備閑置的現(xiàn)象，會及時(shí)調(diào)配，避免出現(xiàn)重復(fù)采購現(xiàn)象，讓各分公司之間實(shí)現(xiàn)物資共享，提高資產(chǎn)利用率。

　　王凱認(rèn)為，采購降本絕不是一味追求低價(jià)產(chǎn)品，因?yàn)閮r(jià)格不可能無限降下去。而通過采購策略的調(diào)整，能夠創(chuàng)造源源不斷的降本空間。

　　兩招簡化采購流程，將采購“搬到線上”實(shí)現(xiàn)全流程高效協(xié)同

　　如果說采購策略的優(yōu)化能夠有效減少顯性成本，那么對采購流程的改進(jìn)則能夠減少大量的隱性成本，同樣能夠?yàn)楣緞?chuàng)造巨大價(jià)值。

　　王凱介紹，上述提到的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)是同程旅行在2017年著手自建的，對內(nèi)部的采購流程進(jìn)行數(shù)字化升級，大幅提高內(nèi)部流程效率。通過這一系統(tǒng)，同程旅行能實(shí)現(xiàn)全國分公司采購的統(tǒng)一管理與高效執(zhí)行。各分公司的采購需求，皆可以通過系統(tǒng)進(jìn)行申請，隨后系統(tǒng)會自動進(jìn)行切分，自購需求由各分公司自行解決，統(tǒng)購需求會轉(zhuǎn)至公司總部，統(tǒng)購員接到需求后開展詢比價(jià)、招投標(biāo)等相關(guān)工作，之后由物資管理員進(jìn)行驗(yàn)收、入庫、出庫等操作。該系統(tǒng)還能對庫存量進(jìn)行智能監(jiān)測，任何采購物資入庫、出庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、報(bào)廢等均由系統(tǒng)管理。“哪怕一支筆都能清楚的了解這個月領(lǐng)用了多少、倉庫剩了多少，這在人工管理時(shí)代是難以做到的。”王凱表示。

　　在自建數(shù)字化系統(tǒng)的同時(shí)，同程旅行也選擇同更多高效的采購平臺合作，構(gòu)建覆蓋全國的商品尋源能力，挖掘更多符合需求的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。王凱透露，2018年，同程旅行開始與京東企業(yè)業(yè)務(wù)等數(shù)字化平臺在數(shù)碼、家電、辦公用品等標(biāo)準(zhǔn)品上展開合作。“借助京東等第三方豐富的商品資源及智能選品推薦，我們能夠很方便地進(jìn)行選品、比價(jià)，而且交付效率也很快。傳統(tǒng)采購模式下三周才能完成的詢價(jià)、合同簽訂、物流、結(jié)算流程，借助京東慧采等專業(yè)數(shù)字化采購平臺一周內(nèi)就能完成。同時(shí)，京東企業(yè)業(yè)務(wù)是一個集成了海量供應(yīng)鏈資源的綜合型平臺，而非單獨(dú)供應(yīng)商，也能夠有效減少審計(jì)風(fēng)控的工作量。”

　　目前，除了標(biāo)準(zhǔn)品，王凱還開始嘗試將一些服務(wù)類的采購“搬到線上”進(jìn)行。王凱表示，隨著以京東企業(yè)業(yè)務(wù)為代表的數(shù)字化采購平臺的發(fā)展，線上可采購的品類正從“商品”向“商品+服務(wù)”完善，包括上述提到的服務(wù)器日常運(yùn)維、維修安裝，以及企業(yè)定制服務(wù)。“2022年年末，我們?yōu)閱T工發(fā)放的入職五周年、十周年定制款金幣，就是通過京東企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行定制采購，受到了員工的廣泛好評。”

　　放眼2023年，降本增效依然是王凱最重要的工作目標(biāo)之一。王凱表示，一方面我們計(jì)劃將采購管理中更多的重復(fù)性、機(jī)械性工作交給京東企業(yè)業(yè)務(wù)這樣的數(shù)字化平臺去做，將人員盡力更多投入到高價(jià)值工作中，另一方面著力提升供應(yīng)鏈系統(tǒng)的智能化水平，力爭在一些簡單品類上實(shí)現(xiàn)自動監(jiān)測庫存、自動下單，進(jìn)一步提高采購效率。