四川中煙董事會項目——打造“2+5”智能會議平臺 為董事會科學決策提供數字化支撐

　　一、導讀

　　董事會是公司的決策機構，通過召開董事會會議對重大事項進行集體票決是防范決策風險、提高決策質量、實現國有資產保值增值、助推企業高質量發展的必要途徑。隨著大數據、云技術等信息技術的出現和普及，如何推動董事會信息化建設、利用數字化技術為董事會工作賦能，成為了現代國有企業在推進治理體系和治理能力現代化進程中面臨的課題和挑戰。

　　四川中煙作為行業董事會工作信息化建設試點單位，將試點工作與企業“數字化”轉型協同推進，以“三化”為切入點，探索建立董事會會議線上化模式，打造“2+5”會議智能系統，成功解決了“如何進行會議標準化管理？”“會議流程如何更好線上化開展？”“如何會議全程留痕存檔？”“如何做好會議管理與監督協同？”等問題，為更有效率、更有質量地召開董事會會議提供了川煙方案。

　　二、企業簡介

　　四川中煙工業有限責任公司（簡稱“四川中煙”）成立于2015年11月8日，下轄成都、什邡、綿陽、西昌四個卷煙廠和長城雪茄廠、四川三聯新材料有限公司、四川中煙投資有限責任公司，擁有“寬窄”“嬌子”等卷煙品牌和“長城”等雪茄品牌。公司聚焦創新型企業建設戰略目標，堅持黨建引領、創新驅動、品牌帶動、改革推動，搶抓發展機遇，努力做中國雪茄的領導者、新型煙草的先行者、中式卷煙的創新者、優品生活的建設者。

　　圖：四川中煙“寬窄”品牌

　　三、建設訴求

　　根據《國家煙草專賣局辦公室關于加強省級工業公司董事會工作信息化建設的通知》（國煙辦綜【2021】217號）文件的要求。四川中煙積極探索董事會工作信息系統建設，率先建設董事會工作信息系統。需要以提升董事會數字化決策水平為目的，以決議場景化、運營智慧化為導向，以解決董事會工作，特別是會議管理中關鍵性問題為抓手，充分發揮信息化技術智能、準確、靈活、高效等特點，以此來爭取實現董事會相關經營數據的集成展現，會議數據及信息的查詢、統計、分析、傳遞、共享、預警、管控等功能，爭取為董事會實現互聯共享、科學高效的決策賦能。

　　據此訴求設立四個目標：

　　1、會議事項標準化：將董事會相關會議管理運作的全部流程、各節點的工作要求固化到系統中，利用信息化手段實現會議事項標準化管理。

　　2、會議管理線上化：以線上、多端的方式靈活便捷的進行董事會相關會議的管理工作，實現會議的線上運行、線上審議、線上表決、自動歸檔，實現會議全生命周期線上管理。

　　3、會議全程痕跡化：將線上會議請示、會議通知、會議議案、會議決議等全過程的痕跡化資料統一固化到系統中，提高痕跡化管理水平。

　　4、管理監督智能化：充分發揮信息化技術的智能、準確、靈活、高效等特點，達到落實董事監督權、規范管理、提高工作效率目的，不斷提升管理監督水平和形象。

　　四、建設藍圖

　　系統框架

　　董事會工作管理系統總體架構圖為以行業十四五規劃為指導，以云平臺、雙中臺為支撐。基于四川中煙統一云平臺的要求，結合系統硬件系統功能，完成云平臺的兼容性適配。著眼于實際董事會會議管理的要求，將董事會相關會議審批程序、會議召開等工作節點納入建設內容，打造一個智能化、協同化、管理化的董事會工作管理系統，以實現董事會會議線下到線上的轉變。

　　圖：四川中煙董事會系統建設藍圖

　　建設規劃

　　項目于2022年年初立項，形成以下建設計劃：

　　1）2022年3月：雙方成立項目實施小組，制定項目主計劃，進行項目啟動；

　　2）2022年4月上旬：啟動后制定調研計劃，進行四川中煙本部及下屬卷煙廠調研工作，完成需求說明書；

　　3）2022年4月下旬：設計詳細建設方案，制定實施方案逐步進行系統開發及測試工作；

　　4）2022年5月：進行正式系統部署及需求細節變更優化

　　5）2022年6月：系統正式上線，于下旬召開第一次線上董事會會議。

　　五、應用效果

　　搭建“2+5”系統架構，解決“會議在哪里開”的問題

　　按照董事會會議議事規則的管理要求，圍繞“議案提報、會議請示、議案研究、議案表決、決議簽署”等全流程運轉進行系統設計，經過前期調研、反復討論，最終確定了“2+5”系統架構（董事會和董事會專門委員會兩大會議類型+消息中心、會議中心、檔案中心、數據中心、法規中心等五大應用中心），涵蓋了13個會議流程和23個會議場景。會議系統部署在四川中煙私有云平臺上，確保了會議的私密性和安全性，參會人員在PC端和移動端憑借賬戶和密碼登錄即可參會，有效解決了董事會在審議過程中遵守國家和行業有關保密規定，落實好議案數據保密的工作要求，實現了公司董事會和專門委員會會議全流程線上運行。

　　圖：董事會系統“2+5”架構

　　實現“會議管理線上化”，解決“會議怎么開”的問題

　　按照董事會會議議事規則的管理要求，梳理了議案提報、會議申請、通知發布、議案研究、決議簽署、監事監督各環節管理流程，建立了線上運行、線上審議、線上表決、自動歸檔的會議管理模塊，實現了會議全生命周期線上管理。系統以電子化形式傳遞會議材料、以消息形式推送會議通知、議案和決議，大幅縮短了會議準備時間，提升了工作效率，常規董事會會前準備時間由原線下的10天縮短至2天，效率提升了80%。

　　實現“會議流程標準化”，解決“參會人員做什么”的問題

　　按照董事會會議召開流程要求，逐一梳理“會議請示-通知發布-議題提報-會議召開-議題研究-決議簽署-監事監督資料歸檔”等會議關鍵節點，形成6項管理要求和10份會議資料模版，明確8種參會人員角色及相應職責、會議任務完成時限等，并將其固化至系統中。會議按照標準化流程推進，參會人員按照待辦或通知消息要求處理會議相關事項。同時，系統還通過信息化手段使專職董事訪問公司相關業務系統，推進董事及時全面了解企業生產經營和管理信息，掌握董事會決議執行情況，不斷提升科學決策和管理監督水平。

　　圖：董事會系統董事會流程標準化

　　實現“會議全程痕跡化”，解決“材料數據怎么管”的問題

　　在實現傳統線下會議人工流轉方式線上化的基礎上，該系統將線上會議請示、會議通知、會議議案、會議決議、監事意見、會議紀要的全過程資料統一進行固化。充分發揮信息化技術的智能、準確、靈活、高效等特點，在會議過程中聯查展現各會議節點情況并按會議進程生成過程記錄，在會議結束后提供會議數據及信息的查詢、統計、分析、傳遞、共享、預警、管控等功能，可在會議檔案中以會議屆次號貫穿查詢全程記錄及資料，實現了會議數據的智能化管理和會議檔案的痕跡化管理。會議線上的流轉和歸檔同時實現了無紙化會議，可節約原線下會議年消耗用紙近5000頁的資源，順應了綠色低碳的大趨勢。

　　圖：董事會系統董事會歸檔材料

　　自2022年6月投入運行后，四川中煙通過該系統召開了10次董事會會議，提報議案涉及生產、投資、采購多個方面共46項，以PC端為主，移動端APP為補充，進行董事會公文線上流轉、董事會線上召開及決議簽署等，對其中43項議案進行了線上表決。會議材料的流轉和歸檔實現無紙化管理，全流程最長15天，最短7天，平均約9天，較原線下會議全流程平均耗時16天（含資料在途時間）縮短了67%。過程會議資料統一固化到系統中，保存為會議檔案，會后檔案中心可貫穿全程記錄管理會議文件。系統運行有效提高了董事會辦公室工作效率，大幅提升了董事會科學決策和管理監督水平。

　　六、發展趨勢

　　下一步，四川中煙將積極探索依托數字共享實現決策數字化轉型的有效路徑，創新共享模式、共享流程和共享技術，構建因果關系的數據結構，推動董事會系統與生產經營數據信息對接和整合，對生產、營銷、投資、采購等重大事項實施主體化、全景化、全程化、實時化反映，實現董事會對業、財、技一體化管理和監督，推進經營決策從業務驅動向數據和模型驅動轉變，持續提升董事會治理效能。